Cum te pregătești pentru o călătorie în interes de serviciu

Te-ai angajat recent la o multinațională și ești gata să urci pe scara valorilor. Și te descurci atât de bine încât șeful te trimite într-o călătorie în interes de serviciu. Problema e că nu ai mai fost niciodată într-un astfel de voiaj: pleci singur, nu distracția e pe primul plan ci munca, în plus, poate clientul cu care trebuie să te întâlnești e dificil, motiv pentru care emoțiile încep să te macine. E de-nțeles.

Sunt câteva lucruri pe care trebuie să le cunoști atunci când pleci într-o astfel de călătorie și dacă ții cont de sugestiile de mai jos e foarte probabil să nu întâmpini nicio problemă.

Acasă

Gândește-te la vorbele lui Benjamin Franklin, care a spus cândva: „Dacă eșuezi în pregătire, atunci vei fi pregătit pentru eșec”. Probabil că el a fost într-o mulțime de călătorii de afaceri, așa că sfatul unui înțelept trebuie luat în seamă. Pregătirea este cheia pentru o călătorie de succes și marea parte a acestei pregătiri are loc înainte să faci primul pas în afara casei.

Fă-ți liste

Faptul că vei fi departe de casă înseamnă că nu vei mai avea acces la toate lucrurile cu care ești obișnuit, așa că ar fi bine să te gândești cu câteva zile înainte de a pleca la ce vrei să pui în bagaj. Fă o listă cu tot ce ai nevoie, de la haine la cosmetice și lucrurile de la birou de care vei avea nevoie. Nu vei dori să ajungi la o întâlnire importantă și să-ți dai seama că fișierul de care ai nevoie pentru o prezentare se află la sute de kilometri distanță.

Pregătește-ți picioarele

O călătorie cu avionul se desfășoară în aer, ce-i drept, însă ea implică, înainte și după, parcurgerea unor distanțe surprinzător de mari. E foarte important să ai grijă de picioarele tale. Pantofii trebuie să arate foarte bine dar în același timp trebuie să fie confortabili, fiindcă dacă te strâng în timp ce mergi prin aeroport, prin săli de conferință sau pe străzi, vei intra în scenariul unui film de groază.

Evită să lași bagajul la cală

Sigur, un bagaj mai mare îți va permite să iei cu tine mai multe lucruri însă va fi un adevărat coșmar să cari după tine ditamai animalul într-un oraș străin. Pentru majoritatea călătoriilor de afaceri ai nevoie doar de un troler mic și de o geantă de umăr. Împachetat cu grijă, chiar și un costum încape într-un troler de dimensiuni reduse. Cu cât iei mai puține obiecte după tine, cu atât vei călători mai bine.

Îmbracă-te adecvat

Când faci o călătorie în interes de serviciu devii imaginea propriului tău angajator. Prin urmare e de dorit să faci o impresie bună iar asta înseamnă să te îmbraci corespunzător. În afara cazului în care compania nu are un dress-code pentru călătoriile de afaceri, plănuiește să te îmbraci cel puțin în același mod în care o faci în mod obișnuit, la birou. Ba chiar mai bine.

Notează lucrurile importante

Aceste lucruri ar trebui să includă numărul zborului, numele și adresa hotelului, contactele cu persoanele pe care urmează să le întâlnești. Când parchezi la aeroport (și ai de gând să-ți lași mașina acolo), notează locul în care ai parcat. Poți păstra toate acestea într-o aplicație aferentă pe telefon sau le poți nota pe o bucată de hârtie pe care s-o ții în portofel.

Dă de știre

E important ca familia și prietenii să știe unde te afli, în cazul unei urgențe. Trimite părinților sau prietenei informațiile legate de numărul zborului sau de hotelul la care urmează să te cazezi.

Ia-ți un carnețel

Orice fel de întâlnire ai avea, va apărea momentul în care vei fi nevoit să iei notițe. Să le faci pe un laptop sau direct în telefon în timp ce o persoană vorbește cu tine poate părea ușor nepoliticos, mai ales dacă vezi pentru prima oară acel interlocutor. În acest caz, adoptă vechea modă a carnețelului – e mai elegantă.

Nu uita cărțile de vizită

E foarte important să stabilești relații de afaceri cu partenerii companiei tale iar momentul acela al schimbului cărților de vizită devine ușor penibil dacă tu primești una dar nu ai ce să oferi. Dacă încă nu ai cărți de vizită, roagă-ți șeful sau personalul de la secretariat să-ți comande câteva înainte să pleci.

Fă-ți o gentuță cu cosmetice

Dacă începi să călătorești des, păstrează o gentuță de cosmetice în care să ai în permanență periuța, pasta de dinți, lame de ras, geluri, parfum, etc, în așa fel încât să nu stai de fiecare dată să pui la un loc toate aceste obiecte esențiale și nici să nu ajungi în situația ca la fața locului să descoperi că ai uitat ceva și să începi să alergi disperat după, să zicem, o pastă de dinți.

Du-te mai devreme la aeroport

Nu te va învinovăți nimeni dacă ți se anulează zborul însă dacă pierzi avionul va fi numai vina ta, indiferent de motivele care au dus la acest lucru. Pentru a evita această rușine, pleaca mai devreme către aeroport, fiindcă nu ai de unde să știi ce se poate întâmpla pe drum, cu traficul, cu taxiul, etc. Mai bine ajungi mai devreme în aeroport și stai relaxat decât să fii cu sufletul la gură.


Acolo

Felicitări, ai ajuns cu bine la destinație! Doar că asta a fost cea mai ușoară parte. Ești acolo ca să muncești, așa că, în același timp, e momentul să strălucești. Iată cum:

Nu te mototoli

Bagajele sunt bune ca să-ți transporte hainele dar au un defect: ți le mototolesc. Primul lucru pe care trebuie să-l faci atunci când ajungi în camera de hotel este să-ți pui hainele pe umeraș. Dacă acestea s-au mototolit rău, rzervă-ți câteva minute ca să le calci. Probabil nu vei dori să arăți ca adunat de pe gârlă.

Socializează

O călătorie în interes de serviciu presupune întotdeauna că vei avea întâlniri cu persoane importante, ceea ce înseamnă că vei fi angajat în conversații mărunte. Extrovertiții nu vor avea probleme la acest capitol dar cei mai puțin sociabili vor fi puși în situația de a conversa. Cu cât impresionezi mai mulți oameni, cu atât vei avea mai multe șanse de a avansa în carieră.

Nu bea mult

La evenimentele de după întâlnirile de afaceri, de regulă băutura curge în valuri. Poate că e greu să reziști tentației dar e foarte important să o faci. Chiar dacă vezi că unii dintre participanți toarnă în ei pahar după pahar, încearcă să te limitezi la maxim două. Rămâi pe bere sau împrietenește-te mai degrabă cu cola decât cu spirtoasele. Amintește-ți în permanență că reprezinți compania în care lucrezi. Nimeni nu va dori să facă afaceri cu cineva care vomită în mijlocul sălii sau care se comportă rudimentar din cauză că aburii alcoolului i-au întunecat mințile.

Mănâncă ieftin

Dacă iei masa singur, caută un loc cu prețuri rezonabile. Restaurantele de cinci stele sunt bune pentru a lua masa împreună cu clienții dar angajatorul tău va aprecia dacă rămâi modest și nu arunci banii pe mese costisitoare în care tu ești propriu tău companion.

Păstrează chitanțele

Majoritatea companiilor decontează cheltuielile angajaților pe care-i trimit în deplasări în interes de serviciu. E posibil să ai la tine un card de credit al companiei sau să dispui de o diurnă. Oricum ar sta lucrurile, va trebui să păstrezi chitanțe de la toate cheltuielile pe care le faci în restaurante, cu taxiurile sau la hotel. Nu toți oferă facturi sau chitanțe, așa că nu uita să le soliciți.

Distrează-te

Poate că prima călătorie în interes de serviciu te va face să ai emoții dar e foarte important să te relaxezi și să te și distrezi. Dacă ai un pic de timp liber, vizitează orașul, întâlnește-te cu un prieten sau pur și simplu relaxează-te într-o cafenea. Ești tânăr, ai o carieră în față și te afli într-un loc cool. Viața e frumoasă!